Zakon o arhivskoj građi

Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.


Od 2. februara 2021. godine, u pravnom poretku Republike Srbije primenjuje se novi, gore navedeni zakon, kojim su uvedene dodatne obaveze za sve subjekte koji stvaraju arhivsku građu i dokumentarni materijal (državne organe i organizacije, organe teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javnih preduzeća, privredna društva, preduzetnike, lica koja obavljaju registrovanu delatnost).

Zakonom o arhivskoj građi različito su propisana pravila za javni i privatni sektor, stoga ćemo se u ovom članku isključivo fokusirati
na obaveze subjekata iz privatnog sektora.

Pre svega, važno je razlikovati dokumentarni materijal od arhivske građe.

Dokumentarni materijal predstavlja sva dokumenta, koja nastaju radom subjekata, kako u privatnom, tako i u javnom sektoru. Rokove čuvanja za takav materijal (koji nije neophodno trajno čuvati), određuje privredni subjekt čijim radom ona nastaju, primenjujući rokove propisane posebnim zakonima.

Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani.Kategorizacija arhivske građe jeste vrednovanje arhivske građe koja se čuva u arhivima.

Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca.

Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijalaje poseban akt kojim se određuju vrste arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Arhivska građa zaštićena je zakonom bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posedu, odnosno kod koga se nalazi.

Zabrana uništenja i oštećenja i čuvanje arhivske građe

Arhivska građa, odnosno dokumentarni materijal koji se trajno čuva, iz kojeg nije izvršeno odabiranje arhivske građe, ne sme se oštetiti ni uništiti bez obzira na to da li je mikrofilmovan ili digitalizovan.

Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala.

Izvorni oblik dokumentarnog materijala, koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja, ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata.

Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala:

Stvaralac i imalac (privredni subjekt) arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
da odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
da evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da u roku od 30 dana obavesti nadležni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada).

Ukoliko se, pak, privredni subjekti odluče za konverziju u elektronsku formu, onda je neophodno primeniti i Zakon o elektronskom dokumentu i podzakonske akte, kao kvalifikovan sistem koji garantuje zaštitu jer digitalizacija mora biti izvršena na način da održi autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.


Koje pravne akte su privredni subjekti dužni da poseduju?

Zakonom je definisana ista obaveza za privredne subjekte u pogledu donošenja opštih akata, koja je važila i ranije, a koja podrazumeva donošenje:
1) opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2) lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;

3) opšteg akta o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Postupak predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu

Stvaralac, odnosno imalac arhivske građe, sređenu i popisanu arhivsku građu predaje na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka.

Stvaralac i imalac arhivske građe dužan je da arhivsku građu preda u originalu, sređenu, označenu, popisanu, neoštećenu ili sa saniranim oštećenjima, tehnički opremljenu, a arhivsku građu u elektronskom obliku zajedno sa pripadajućim metapodacima i dekodiranu, na način koji odredi nadležni javni arhiv.

O primopredaji arhivske građe sačinjava se zapisnik čiji je sastavni deo popis arhivske građe koja se predaje nadležnom javnom arhivu.

Uslovi i način korišćenja arhivske građe?

Svi imaju pravo da pod jednakim uslovima koriste arhivsku građu koja se čuva u arhivima.

Arhivska građa se koristi u arhivu.

Arhivskoj građi u elektronskom obliku može se pristupati i elektronskim putem ako je javno dostupna.

Arhiv obezbeđuje uslove za korišćenje arhivske građe.

Korišćenje arhivske građe u arhivima je besplatno.

Zabrana uništenja i oštećenja i čuvanje arhivske građe

Arhivska građa, odnosno dokumentarni materijal koji se trajno čuva, iz kojeg nije izvršeno odabiranje arhivske građe, ne sme se oštetiti ni uništiti bez obzira na to da li je mikrofilmovan ili digitalizovan.

Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala.

Novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti uvodi novčane kazne za pravna lica, koje se mogu izreći u rasponu od 50.000 do čak 2 miliona dinara, kao i kaznu za odgovorno lice u pravnom licu koje bi za kršenje moglo biti kažnjeno i do 150.000 dinara.